Każda osoba zatrudniająca pracowników w Wielkiej Brytanii musi spełnić konkretne wymagania. Podstawowym jest zarejestrowanie się jako pracodawca (employer) w UK. Tylko zarejestrowany employer może zatrudniać pracowników (employees). Jak ich rozliczać? Wyjaśniamy poniżej!

Zacznij od zarejestrowania się jako pracodawca (employer) w PAYE!

Przed zatrudnieniem pierwszego pracownika musisz zarejestrować się w systemie PAYE. Skrót "PAYE" pochodzi od angielskiego "Pay As You Earn".

System PAYE służy do rozliczania pracowników. Za jego pomocą:

• obliczysz wysokość podatku od wynagrodzenia pracownika,
• obliczysz wysokość składek na ubezpieczenie społeczne pracownika,
• odprowadzisz podatki i składki do właściwych urzędów.

WAŻNE! W systemie PAYE muszą być zarejestrowani nie tylko samodzielni przedsiębiorcy — ale także dyrektorzy spółek LTD. Wymóg ten dotyczy również self-employed - o ile zatrudniają oni pracowników.

Formalności, związanych z rejestracją jako employer, należy dopełnić najpóźniej w dzień poprzedzający przelanie pracownikowi pierwszej wypłaty. Rejestracji można:

• dokonać samodzielnie przez stronę HMRC,
• lub zlecić wykonanie tej czynności wykwalifikowanemu biuru księgowemu. Może skorzystasz z naszych usług? Oszczędzisz w ten sposób czas i zyskasz gwarancję sprawnego i szybkiego przebiegu całego procesu!

Czego będziesz potrzebować do rejestracji w PAYE?

Wniosek o rejestrację w tym systemie możesz złożyć online lub w wersji papierowej. W obu tych przypadkach potrzeba identycznych danych i dokumentów.

Do rejestracji jako employer w PAYE należy:

• podać dane osobowe oraz kontaktowe (swoje lub firmy),
• określić formę działalności (self — employed, spółka LTD lub partnership),
• podać datę zatrudnienia pracownika,
• podać datę jego pierwszej wypłaty,
• wymienić liczbę pracowników, których planuje się zatrudnić,
• podać swój numer NI.

Po zakończeniu rejestracji otrzymuje się unikatowy numer PAYE. Wydawany jest on najczęściej w ciągu 5 dni roboczych.

Pracownik zatrudniony? Trzeba zacząć go rozliczać!

Zarejestrowawszy się jako employer i zatrudniwszy pracowników, musisz zadbać o ich prawidłowe rozliczanie.

Rozliczanie tzw. payroll — czyli - czyli wypłat pracowników — to obowiązek każdej osoby zarejestrowanej jako employer w UK. Swoich employees możesz rozliczać samodzielnie (z pomocą np. specjalnego oprogramowania) lub zlecić tę czynność biuru księgowemu.

Chętnie zrobimy to za Ciebie! Możemy prowadzić za Ciebie pełną księgowość lub jedynie rozliczać Twoich employees.

Charakterystyka obowiązków pracodawcy w ramach rozliczania payroll

Pracodawca w Anglii, w ramach rozliczania payroll swoich pracowników ma następujące obowiązki:

• obliczenie wynagrodzenia każdego pracownika,
• obliczenie należnej od tej kwoty zaliczki na poczet podatku dochodowego (Income Tax),
• obliczenie wysokości składek, należnych na ubezpieczenie społeczne pracownika,
• wystawienie i przekazanie każdemu pracownikowi payslip (czym jest payslip wyjaśniamy poniżej),
• odprowadzenie podatku oraz składek na NI w imieniu pracownika. Podatek i składki należy odprowadzić nie później niż do 21 dnia miesiąca, w którym pracownik otrzymał wynagrodzenie.
• Ostatnim obowiązkiem pracodawcy w ramach rozliczania payroll jest wystawienie dla każdego pracownika rocznego podsumowania. Podsumowanie to obejmuje:
  • wypłacone wynagrodzenia,
  • odprowadzone zaliczki na podatek (Income Tax),
  • odprowadzone za pracownika składki NI – P60,
  • lub odprowadzone za pracownika składki P45 (w przypadku zakończenia współpracy z daną osobą).

Od 2021 roku rozliczenie payroll obejmuje dodatkowy obowiązek. Jest nim uzyskanie potwierdzenia od nowo zatrudnionych pracowników (niebędących obywatelami Wielkiej Brytanii), że mają oni prawo do pracy w Zjednoczonym Królestwie.

Payroll to nie wszystko! Rozliczenie pracownika to także payslip

Czym właściwie jest payslip? Payslip jest brytyjskim odpowiednikiem polskiego “paska wypłaty”. Dokument ten to zestawienie wynagrodzenia pracownika i wszystkich odprowadzonych składek.

Payslip musi otrzymać każdy zatrudniony przez Ciebie pracownik najpóźniej w dniu wypłaty. Payslip możesz wystawić zarówno w formie papierowej, jak i jedynie elektronicznej.

Jakie informacje musi zawierać payslip? Każdy taki dokument musi składać się z:

• informacji o wysokości wynagrodzenia przed potrąceniami,
• wyszczególnienia wszystkich potrąceń, w tym w szczególności:
  • zapłaconych za pracownika zaliczek na podatek,
  • zapłaconych za pracownika składek NI,
  • zapłaconych za pracownika składek na pension (czy inne podobne świadczenia),
• informację o wysokości wynagrodzenia po potrąceniach,
• jeśli wypłacono zaliczki na poczet wynagrodzenia, to w payslip należy to zaznaczyć,
• informację o formie wypłaty wynagrodzenia.

Czy payroll i payslip przedkłada się w tym samym urzędzie?

Krótka odpowiedź brzmi: nie. Payroll należy przedłożyć w urzędzie skarbowym. Z kolei payslip przekazuje się bezpośrednio pracownikowi.

Rozliczenie pracownika w UK to nie wszystko!

Przedsiębiorca w UK musi nie tylko zarejestrować się w systemie PAYE, wystawiać zaświadczenia payroll i payslip. Do jego obowiązków należy też szereg innych rzeczy, z których poniżej omówimy najważniejsze.

Wypłata? Nie mniejsza niż minimalna!

Podobnie jak w Polsce, w Wielkiej Brytanii również obowiązuje płaca minimalna. Jej wysokość jest co roku waloryzowana przez rząd Zjednoczonego Królestwa. Chcesz sprawdzić wysokość aktualnie obowiązującej płacy minimalnej w UK? Sprawdź brytyjskie strony rządowe lub skonsultuj się z profesjonalnym księgowym. Najlepiej takim, który specjalizuje się w rozliczeniach firm, działających w Wielkiej Brytanii.

PAMIĘTAJ! Płacenie jakiemukolwiek pracownikowi mniej, niż wynosi ustawowa płaca minimalna, jest w Wielkiej Brytanii przestępstwem!

Dodatkowa emerytura — o nią również musi zadbać pracodawca!

Od 2012 r. w UK obowiązuje tzw. dodatkowa emerytura (workplace pension). Funkcjonuje ona obok emerytury państwowej (state pension).

Workplace pension to funkcjonujący równolegle do państwowego, dodatkowy system emerytalny. Dokładają się do niego zarówno pracownik, jak i jego pracodawca. Składki, odprowadzane w tym systemie, pokrywane są bowiem częściowo z wynagrodzenia pracownika a częściowo z dodatku, wnoszonego przez pracodawcę (czyli Ciebie). Swojej części składki pracodawca nie może przerzucać na pracownika.

Zaliczki na poczet workplace pension należy wykazywać zarówno w payroll, jak i payslip.

Zarówno zapisanie pracowników do systemu dodatkowej emerytury, jak i również odprowadzanie za nich składek i rozliczanie jest w UK wyłącznym obowiązkiem pracodawcy. Za jego nieprzestrzeganie grożą kary, podobnie więc jak w przypadku pensji minimalnej należy podejść do tej kwestii odpowiedzialnie.

Bycie pracodawcą w UK to nie tylko obowiązki, ale także korzyści!

Teraz czas nareszcie na przejście do przyjemniejszych tematów. Bycie przedsiębiorcą w Wielkiej Brytanii to na szczęście nie tylko obowiązki, kary i nudne formularze payroll i payslip — ale - ale także szereg korzyści!

Przejdźmy teraz do benefitów, na jakie może liczyć w UK każdy zatrudniający pracowników przedsiębiorca.

Rząd brytyjski — chcąc zachęcić pracodawców do zwiększania zatrudnienia i szybszego rozwoju firm — oferuje tzw. employment allowance.

Czym jest ten benefit? To ulga podatkowa dla pracodawców, dzięki której można zaoszczędzić aż do £5 000!

Osoba uprawniona do enployment allowance może maksymalnie taką kwotę odliczyć od składek na ubezpieczenia społeczne (National Insurance, NI) swoich pracowników.

Aby uzyskać prawo do omawianego benefitu, trzeba spełnić pewne warunki. Do najważniejszych należy:

• Roczne wydatki Twojej firmy na NI pracowników nie mogą przekraczać £100 000.
• Musisz mieć na payroll więcej niż jednego pracownika (w payroll do employment allowance możesz wliczyć też siebie)
• Wszystkie osoby na Twoim payroll muszą pracować dla Twojej firmy. Wykluczone są zlecenia prywatne (np. niania, ogrodnik).
• Z ulgi wykluczone są placówki publiczne — za takie uważa się firmy, w których ponad połowa zleceń wykonywana jest dla sektora publicznego.

Praca to nie tylko kwestie materialne...

A obowiązki pracodawcy nie ograniczają się do rozliczania jego pracowników. Dobry i odpowiedzialny przedsiębiorca powinien rozliczać też siebie z tego, jak dba o swoich pracowników i atmosferę w pracy.

Wykluczone są, rzecz jasna, mobbing i molestowanie (za ich stosowanie można — słusznie - ponieść odpowiedzialność karną). Warto jednak starać się zapewnić pracownikom także coś ponadto, do czego obliguje nas prawo. Jasne i przejrzyste zasady wynagradzania i ścieżki awansu, traktowanie podwładnych z szacunkiem i dbanie o to, aby nawiązywali oni między sobą koleżeńskie relacje... Te i inne powinności nakładają na pracodawcę dobre obyczaje i zdrowy rozsądek. To przecież w jego interesie jest, aby w pracy panowała harmonijna atmosfera a pracownicy chcieli dawać z siebie wszystko dla dobra firmy!

Masz jeszcze jakieś pytania? Zapraszamy do kontaktu!

Rozliczanie pracowników w UK to trudny i złożony temat. Jeśli po lekturze naszego tekstu masz w sobie więcej pytań niż odpowiedzi, zapraszamy do kontaktu! Profesjonalna konsultacja księgowa to właśnie to, czego teraz potrzebujesz!