Jednym z problemów, który w ciągu ostatnich kilku lat wzbudza dużo kontrowersji, jest kwestia nietypowych wydatków w spółkach LTD, a w tym także trivial benefits. Często zdarza się bowiem, że są one wliczane do kosztów prowadzenia działalności. Brak szczegółowej regulacji ustawowej w tym zakresie sprawia, że powstaje pole dla tzw. kreatywnej księgowości. Jednak należy pozostawać uważnym, ponieważ HMRC prowadzi w tym zakresie szczegółowe kontrole.

Jeżeli w jednej z nich zostanie wykazane bezpodstawne odliczanie wydatków, które nie podlegały żadnym ulgom podatkowym, spółka może popaść w kłopoty. Dlatego też podstawą jest dokładne zapoznanie się z warunkami zwolnień podatkowych oraz kurczowa realizacja kilku najważniejszych zasad wyznaczonych przez ustawodawcę. Jak zatem poprawnie postępować? Jak wygląda sprawa nietypowych podatków i co jest do nich zaliczane? Jakie dobra są zwolnione z podatku?

Benefits in kind – co podlega opodatkowaniu?

Benefits in kind to pojęcie pochodzące z języka angielskiego, znane także pod nazwą perks. Oznacza ono korzyści, które nie stanowią części podstawowej wypłaty. Zatem ich głównym celem jest przyniesienie osobistego pożytku dla dyrektora lub pracownika. Ich funkcjonowanie nie jest niezbędne, natomiast spółki LTD często i chętnie z nich korzystają. Podobnie do innych świadczeń, podlegają one kontroli HMRC. Zadaniem organizacji jest w tym przypadku ochrona beneficjenta przed sytuacją, w której korzyści mogłyby zastąpić nawet samą wypłatę.

Co można zaliczyć do benefits in kind?

Zaliczane są tutaj przede wszystkim karnety na siłownię, bilety do kina, prywatne ubezpieczenia zdrowotne, czy też samochód firmowy. Jednak można wyróżnić kilka okoliczności, w których może okazać się, że nie będzie potrzebne zapłacenie podatku. Jedną z tych sytuacji są szkolenia, jeżeli związane są one bezpośrednio z działalnością firmy. Dodatkowo podatek nie obejmuje odzieży roboczej, czy też wydatków biznesowych, opłaconych kartą firmową.

Natomiast czy istnieją wydatki, które w ogóle nie podlegałyby żadnemu opodatkowaniu? A jeśli tak, to jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać ulgę podatkową?

Trivial benefits – co to jest?

Słowo trivial pochodzi z języka angielskiego i oznacza rzecz mało istotną, ordynarną, czy też po prostu powszechnie znaną. Zatem trivial benefits tłumaczy się jako korzyści o niewielkim znaczeniu, które pochodzą ze stosunku pracy. Dlatego też mogą z nich korzystać tylko pracownicy i dyrektorzy spółek LTD. Czymś, co je wyróżnia, jest przede wszystkim możliwość zwolnienia ich z podatku, jeżeli tylko zostaną spełnione ustawowo uregulowane warunki.

Przykłady trivial benefits

Do najbardziej popularnych i powszechnych przykładów trivial benefits można zaliczyć:

- prezenty okolicznościowe,

- bukiety kwiatów,

- katy podarunkowe o wartości nieprzekraczającej 50 funtów (nie można ich wymienić na gotówkę),

- grupowe spotkania z okazji urodzin,

- ubrania,

- perfumy.

Zatem można z łatwością zauważyć, że są to przede wszystkim dobra materialne, które nie przedstawiają znacznej wartości.

Czy trivial benefits mogą zostać odliczone z podatku?

Trivial benefits to świadczenia, które spółka LTD może wliczyć w koszty prowadzenia działalności. Ulga w tym przypadku będzie obejmować Corporation Tax oraz podatek VAT. Jednak nie należy zapominać, że w celu odliczenia należy spełnić ustawowo określone warunki dla trivial benefits. Wówczas spółka nie ma obowiązku zgłoszenia świadczenia do HMRC, a także nie wymaga się od niej zapłaty żadnej dodatkowej składki na NI.

Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zaliczyć dobro jako trivial benefit?

Problemem, który często spotyka spółki LTD to brak umiejętności odróżnienia benefits in kind od trivial benefits. Sytuacja ta może doprowadzić do bardzo nieprzyjemnych w skutkach konsekwencji, w tym dużych kar finansowych. Jak zatem uchronić się od błędów? Czym charakteryzują się poszczególne wydatki?

W celu zaliczenia dobra jako trivial benefit musi ono spełnić następujące warunki:

- nie przekraczać wartości 50 funtów,

- nie może być przekazywane w formie gotówki, czy też bonów bezgotówkowych,

- nie może być zawarte w kontrakcie z pracownikiem,

- suma w skali roku nie może przekroczyć 300 funtów.

Wydatkami spółki LTD niewymagającymi zapłaty podatku są także imprezy okolicznościowe. W tej sytuacji roczny limit wynosi tylko 150 funtów na jednego pracownika. Bez znaczenia jest w tym przypadku rodzaj spotkania. Może być to zarówno świąteczny zjazd, jak i firmowy grill, każdy traktowany jest w sposób analogiczny.

Takie benefity nie są wówczas wliczane do dochodu, który podlega opodatkowaniu, ani też składek na ubezpieczenie społeczne klasy 1. Dlatego nie ma obowiązku zgłaszania ich w czasie wypełniania rocznych formularzy P11D.

Czego nie można zaliczyć do trival benefits?

Jako trivial benefits nie można uznać przede wszystkim korzyści, które wynikają z warunków kontraktowych z pracownikiem. Wówczas nie będą one zwolnione z podatku i należy uwzględnić je w formularzu P11D. Do tej wąskiej grupy nie można także zaliczyć innych, wszelakich świadczeń udzielnych dyrektorom spółek LTD. Muszą one zostać zgłoszone do HMRC.

Na co warto uważać, gdy chodzi o trivial benefits?

Z pozoru wydaje się, że przestrzeganie podstawowych limitów trivial benefits nie jest trudnym zadaniem. Jednak w rzeczywistości okazuje się, że potrzebna jest tutaj sprawna organizacja, która pozwoli na systematyczne kontrolowanie wydatków. Głównym sprawcą zamieszania są tutaj przede wszystkim małe zakupy, potrafiące niejednokrotnie wywołać wiele problemów. Jak zatem unikać ewentualnych błędów i jak wystrzec się złych nawyków?

Podstawową zasadą jest przede wszystkim unikanie używania firmowej karty w czasie drobnych zakupów. Jest ona jednak bardzo często łamana, prowadząc do bardzo szybkiego przekroczenia rocznego ograniczenia w postaci 300 funtów. Sytuacja ta przede wszystkim spowoduje naliczanie każdej kwoty do tzw. director’s loan, tym samym rodząc nowe zobowiązania podatkowe.

Kolejną okolicznością, która może sprawić wiele kłopotów, jest podróż służbowa. W takim wypadku należy przede wszystkim zwracać uwagę na jej charakter. Jeżeli związana jest z wykonywanymi funkcjami, to wydatki można wliczyć w koszty. Natomiast trzeba pamiętać wówczas o zachowaniu wszystkich rachunków i potwierdzeń.

Co w sytuacji, gdy zostaną przekroczone dozwolone kwoty?

Jeżeli zostanie przekroczona kwota 50 funtów, nie będzie można uznać danego dobra za trivial benefit. Wówczas cały koszt zostanie zakwalifikowany jako benefit in kind. Spowoduje to powstanie obowiązku uwzględnienia go w P11D, a tym samym odprowadzenia podatku i składki na NI.

Czym jest HMRC?

HMRC, czyli skrót od Her Majesty Revenue & Customs, to brytyjska organizacja rządowa. Jej zadaniem jest zbieranie podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Na kontrolę ze strony brytyjskiego fiskusu najbardziej narażeni są przedsiębiorcy płacący podatek poniżej średniej. W celu odpowiedniego przygotowania się na kontrolę należy sumiennie prowadzić księgowość oraz zadbać o dokładną dokumentację wydatków. Jeżeli dyrektor spółki LTD decyduje się na ponoszenie kosztów, warto w szczególności zastanowić się nad sposobem księgowania. Wynika to z faktu, że istnieją sytuacje, w których możliwa jest podwójna kwalifikacja. Przykładowo, lunch może być uznany za rozrywkę pracowniczą, powodując tym samym zmianę sposobu rozliczenia kosztów.

Obowiązek raportowania trivial benefits

Jeżeli uzyskana przez pracownika korzyść spełnia wszystkie warunki zakwalifikowania jej jako trivial benefit, nie ma obowiązku złożenia raportu do HMRC. Sytuacją, w której raportowanie jest wymagane, jest okoliczność, gdy trivial benefit jest uzyskiwany w ramach pensji. Jest to tzw. salary sacrifice, czyli umowa spółki z pracownikiem, decydującej o poświęceniu części wypłaty w zamian za pewne korzyści. Wówczas należy uwzględnić ten fakt w formularzu P11.

Wysokość podatku będzie zależeć od pensji oraz składek ubezpieczeniowych. Obowiązkiem ich zapłaty obarczona zostaje spółka. Dodatkowo należy zapamiętać, że raport P11 nie dotyczy roku finansowego, a właśnie podatkowego spółki.

Niewielkie wydatki przysługujące wszystkim zatrudnionym pracownikom, to nie tylko dobra okazja do wykorzystania przysługujących ulg, ale także zaoszczędzenia pieniędzy. Jednak trivial benefits to kwestia, która wydaje się prosta tylko na pierwszy rzut oka, natomiast w rzeczywistości okazuje się, że może ona wywołać niemałe zakłopotanie. Rozwiązaniem problemu będzie przede wszystkim trzymanie się reguły uzasadnionego kosztu, a przy tym odliczanie wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dobrze opracowany plan działania i skuteczna realizacja z pewnością także będą stanowiły podstawę sukcesu. Nie należy jednak zapominać, że każdy koszt wiąże się z indywidualną oceną. Dlatego każda sytuacja będzie się od siebie różnić i należy przygotować się na każdą okoliczność. Jeśli nie wiesz, jak poprawnie zakwalifikować świadczenie skontaktuj się z nami!