Prowadząc swoje biuro w domu, oczywistą sytuacją jest konieczność ponoszenia kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Wydatki te jednak możemy w odpowiedni sposób odliczyć, dzięki czemu znacznie zmniejszymy kwotę naliczanego podatku. Warto jednak wiedzieć, co dokładnie można zaliczyć do tego typu kosztów. W tym artykule postaramy się kompleksowo odpowiedzieć na to pytanie.

Prowadzenie biura w domu — co można zaliczyć do kosztów?

Prowadzenie własnej firmy w domu zapewnia nam wiele korzyści, nie tylko tych związanych z wygodą, ale także z kwestiami finansowymi. Nie ma znaczenia, jaki typ działalności prowadzisz. Możesz bez problemu zaliczyć czynsz, rachunki czy inne wydatki związane z danym lokalem, do danych kosztów uzyskania przychodu. Jednak sytuacje podlegające odliczeniu mogą być stosunkowo problematyczne tak jak w większości przepisów obowiązujących w Wielkiej Brytanii. Wszystko to zależy bowiem od indywidualnego przypadku, ponieważ każdy wydatek może być rozpatrywany w zupełnie inny sposób. Jest tak, ponieważ koszty pracy z domu mogą mieć zupełnie inny charakter, w zależności od tego, czy są one ponoszone w sposób ciągły, czy też nieregularny.

Self-employed - jakie koszty można odliczyć?

Jeśli jesteś osobą samozatrudnioną, możesz odliczać różne koszty związane z prowadzoną działalnością. Do nich zaliczyć można między innymi:

• podatki lokalne,
• ubezpieczenia danego lokalu,
• czynsz itd.

Odliczyć je możesz jednak tylko w tej sytuacji, gdy część wynajętego lub kupionego lokalu wykorzystujesz w celu prowadzenia działalności. Są to tak zwane wydatki stałe, które dotyczą powierzchni przeznaczonej do wykonywania pracy zawodowej.

Prowadzenie własnej działalności w domu wymaga poinformowania nie tylko właściciela kamienicy, ale także zgłoszenia tego faktu do Rady Miejskiej odpowiedniej dla miejsca zamieszkania.

Jak obliczyć kwotę wydatków, które możemy zaliczyć do kosztów?

Kwoty wydatków możemy odliczać w zależności od indywidualnych przypadków.

Wynajmując lokal, w którym jest aż pięć pokoi łącznie, musisz odpowiednio oszacować procentową powierzchnię, a także zliczyć czas, w którym wykorzystujesz dane miejsce w celach zarobkowych. Jeżeli więc pracujesz tylko w jednym pokoju przez około 8 godzin na dobę, to w tym miejscu wyliczenie kwoty czynszu jako kosztów dotyczy uwzględnienia wartości procentowej powierzchni oraz czasu, który przeznaczasz na pracę.

W podanym powyżej przykładzie wykorzystujesz 20% powierzchni lokalu do prowadzenia działalności, przez mniej więcej ⅓ doby. Do dokładnego wyliczenia kwoty wydatków musisz pomnożyć kwotę czynszu za wynajem przez procentową wartość wynajmowanego miejsca, w tym przypadku będzie to 20%. Następnie należy podzielić uzyskaną kwotę przez ⅓ część doby. Uzyskana kwota to ta, która będzie podlegać rozliczeniu.

Warto wspomnieć, iż do wyliczonej kwoty doliczone zostaną także inne koszty związane z ubezpieczeniem, czy wydatkami.

Koszty pracy z domu rozliczane na zasadzie ryczałtu w spółce Limited

Dodatkowo koszty pracy z domu możesz również rozliczyć na podstawie ryczałtu. Tak dokładnie będzie w przypadku prowadzenia spółki Limited. W tej sytuacji dotyczy Cię cała zryczałtowana podstawa. Jeśli będzie ona wyższa, można ubiegać się o wyższe kwoty odliczenia.

Dodatkowo jako właściciel danego lokalu możesz wynająć dane miejsce lub pomieszczenie swojej spółce LTD. Niemniej jednak w tej sytuacji warto zorientować się z pomocą odpowiedniego biura rachunkowego w UK, jak prezentują się te kwestie w tym indywidualnym przypadku.

O czym warto pamiętać podczas planowania odliczeń wydatków?

Podczas prowadzenia swojej działalności w domu w spółce Limited zasady związane z możliwością zakwalifikowania wydatków do kosztów są stosunkowo ograniczone. Najlepiej prezentują się te podpisane jako umowy z firmą, co dotyczy nie tylko bieżących rachunków, ale także zakupu niezbędnego sprzętu biurowego, urządzeń itd. Dlatego też regulując te wydatki najlepiej opłacać je za pomocą kont firmowych. W innej sytuacji wyliczenie tych kosztów może być niemożliwe, ze względu na brak aprobaty ze strony HMRC.

Jakie rachunki związane z lokalem możesz rozliczyć?

Pracując w domu, możesz rozliczyć bieżące opłaty, biorąc je pod uwagę jako koszty. Są to między innymi rachunki za media, takie jak opłaty za ogrzewanie czy energię elektryczną. Tak jak w każdym innym przypadku musisz zastosować dokładne wyliczenia, które będą odpowiadać faktycznemu zużyciu. Musisz więc wyliczyć dokładną kwotę ponoszoną na opłaty związane tylko i wyłącznie z prowadzonym biurem.

Warto uwzględnić także charakterystykę danej pracy. Dlatego też jeśli prowadzisz swoje biuro w domu, odnotowujesz wyższe koszty związane z poborem energii elektrycznej niezbędnej do obsługi komputera, internetu, oświetlenia i innych.

Podobnie kwestie te prezentują się w sytuacjach związanych z ponoszeniem comiesięcznych rachunków na rzecz opłat, takich jak abonament telefoniczny czy Internet. Warto w tym miejscu zastosować odpowiednie proporcje, sprawdzając łączne zużycie na rachunkach i obliczając ich procentową. To właśnie one podlegają rozliczeniu, ponieważ związane są nierozerwalnie z daną działalnością.

Czego nie możesz odliczyć, prowadząc biuro w domu?

Inaczej wyglądają kwestie związane z opłatami innych mediów, takich jak na przykład zużycie wody. Jeśli jest ono stosunkowo niewielkie i związane jest z pracami typowo domowymi, takimi jak między innymi parzenie gorących napojów czy mycie naczyń- nie ma możliwości wpisania ich części do zużycia. Jest ono możliwe jednak podczas prowadzenia innych rodzajów działalności, choć i wtedy konieczne są dodatkowe rozwiązania, takie jak między innymi zamontowanie dodatkowego licznika wody. Dopiero w ten sposób uzyskane rachunki mogą stanowić podstawę do skutecznego rozliczenia kosztów.

Koszty prowadzenia biura mogą być związane również z koniecznością wykonywania niezbędnych napraw i remontów. Jednak dotyczą one tylko tych wykonywanych w pomieszczeniach, w których wykonujesz swoją pracę.

Niemniej jednak konieczne może być także wykonanie remontu dachu czy naprawa instalacji. W tej sytuacji to, co uwzględnisz w swoim odliczeniu, powinno być określone odpowiednio z uwzględnieniem powierzchni.

Do najważniejszych zasad związanych z rozliczeniami wydatków jako kosztów zaliczyć możemy:

• koszty pracy z domu w UK jako rozliczenie mediów,
• wyliczenia zgodne ze stanem faktycznym,
• możliwa konieczność zmniejszenia lub zaokrąglenia rachunków.

Podczas wyliczeń warto zachować odpowiedni umiar i wiarygodność. Nie ma sensu dokładnie wyliczać każdej najmniejszej wartości pomieszczenia. W zupełności wystarczające będą szacunkowe wartości. HMRC nie będzie dokładnie wyliczać tych wydatków, jednak nie należy również przesadzać w drugą stronę. Wszystkie umieszczone koszty powinny być miarodajne i wiarygodne dla urzędów, co zapobiegnie niepotrzebnym kontrolom czy innym problemom.

Miesięczne stawki stałe — zasady rozliczeń według rozliczeń HMRC

Prowadząc swoją działalność w domu, dobrze zastanów się nad tym, czy dokładne i skrupulatne wyliczenia naprawdę są Ci potrzebne. Czy może lepiej sprawdzi się szacunkowej wartość kosztów, jeśli taka sytuacja jest możliwa?

Jeśli Twoje biuro nie jest czynne przez cały tydzień roboczy, a Ty nie pracujesz w pełnym wymiarze godzin, Twoje wydatki ponoszone na utrzymanie działalności z pewnością będą mniejsze niż w standardowym przypadku, lub całkowicie niewielkie, a ich wyliczenie będzie o wiele bardziej czasochłonne niż uzyskane korzyści. W tej sytuacji najlepiej wykorzystać miesięczne stawki stałe, które uwzględniają w sobie wszelkie niezbędne koszty. Jeżeli zdecydujesz się na właśnie ten sposób rozliczeń kosztów, nie musisz dodawać żadnych innych wydatków do tych związanych z prowadzeniem firmy w swoim domu.

Niemniej jednak aby skorzystać z tej możliwości, musisz dokładnie określić, ile czasu zajmuje dokładnie Twoja praca. Według wyliczeń HMRC dla self-employed kwestie te prezentują się następująco:

• pracując od 25 do 50 godzin miesięcznie — możliwe jest odliczenie kwoty £10 miesięcznie, £120 rocznie,
• pracując od 51-100 godzin miesięcznie możliwe jest odliczenie kwoty £18 miesięcznie, £216 rocznie,
• pracując więcej niż 100 godzin miesięcznie — możliwe jest odliczenie kwoty £26 miesięcznie, natomiast £312 rocznie.

Dla spółek Limited ryczałt ten wynosi £6 w wymiarze tygodnia zarówno dla pracownika, jak i również osób samozatrudnionych, pracujących w domu.

O czym jeszcze warto wiedzieć, chcąc rozliczać swoje wydatki związane z prowadzeniem biura w domu?

Jeśli jako przedsiębiorca wyliczasz wszystkie koszty związane z prowadzeniem biura w swoim domu, musisz posiadać wszelką niezbędną dokumentację, to znaczy dowody zapłaty, oraz rachunki związane z istotnymi kwestiami księgowymi. HMRC wymaga posiadania wszystkich ważnych dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Jednak kwestie te mogą sprawiać wiele trudności, ze względu na zawiłe kwestie prawne i ich skomplikowane interpretacje. Jeśli masz jakiekolwiek problemy z właściwym oszacowaniem wydatków oraz ogólnych zasad rozliczeń, koniecznie sprawdź nasze biuro księgowe w UK.